> ## Documentation Index
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# Outils de réservation

> Connectez Calendly, iClosed, Momence ou Custom One pour taguer vos prospects quand ils réservent, annulent ou avancent dans votre tunnel, et laissez votre agent fixer l'appel.

Quand un prospect réserve, annule ou ne vient pas, Setteo le sait et tague le prospect. Vos agents et vos scénarios peuvent alors réagir : rappel avant l'appel, relance après une absence, arrêt des messages après une vente.

Les connexions se font dans **Intégrations**, onglet **Connexions**. Seul le **Propriétaire** y a accès.

| Outil | Ce que Setteo reçoit |
| - | - |
| **Calendly** | Rendez-vous pris, annulés ou manqués sur vos pages Calendly |
| **iClosed** | Appels réservés, reportés ou annulés, résultats d'appel, statut des contacts |
| **Momence** | Séances réservées, annulées, pointées ou manquées |
| **Custom One** | Quiz, vidéos et e-mails de vos tunnels |

## Connecter un outil

> [tab] Calendly
>
> **1. Lancez la connexion**
>
> Sur la ligne **Calendly**, cliquez sur **Connecter**.
>
> **2. Autorisez Setteo**
>
> Connectez-vous à Calendly et autorisez Setteo. Vous revenez ensuite dans Setteo.
>
> **3. Choisissez vos organisations**
>
> Si votre compte Calendly a plusieurs organisations, ouvrez **Paramètres** et choisissez celles qui envoient leurs réservations vers ce compte.
>
> > [!WARNING]
> >
> > Les webhooks ne sont pas disponibles sur le plan gratuit de Calendly. Passez à un plan payant pour que Setteo reçoive vos réservations.
>
> > [!NOTE]
> >
> > Calendly ne partage les types d'événements d'une organisation qu'avec les comptes Propriétaire et Admin. Connectez Calendly avec l'un de ces comptes pour voir tous vos types d'événements.

> [tab] iClosed
>
> **1. Créez une clé API dans iClosed**
>
> Ouvrez iClosed, puis allez dans **Paramètres → Développeur → Clés API**. Créez une clé.
>
> **2. Collez-la dans Setteo**
>
> Sur la ligne **iClosed**, cliquez sur **Connecter**. Donnez un **Nom du compte**, puis collez la **Clé API**. Elle commence par `iclosed_`.
>
> **3. Créez le webhook dans iClosed**
>
> Copiez l'**URL du webhook** affichée par Setteo. Dans iClosed, ouvrez les paramètres des webhooks, créez-en un nouveau et collez cette URL.

> [tab] Momence
>
> **1. Créez un client OAuth dans Momence**
>
> Dans Momence, allez dans **Applications & Intégrations → Api développeur → onglet Clients Oauth** et créez un client. Définissez son URI de redirection avec l'**URI de redirection** affichée par Setteo.
>
> **2. Collez ses identifiants**
>
> Copiez le **Client ID** et le **Client secret** de Momence, puis collez-les dans Setteo.
>
> **3. Créez le webhook sortant dans Momence**
>
> Dans **Applications & Intégrations → Api développeur → onglet Webhooks sortants**, créez un webhook vers l'**URL du webhook** affichée par Setteo. Copiez la **Clé secrète du webhook** et la **Clé de signature du webhook**, puis collez-les dans Setteo.
>
> **4. Autorisez Setteo**
>
> Cliquez sur **Autoriser dans Momence**.
>
> > [!NOTE]
> >
> > Vous ne voyez pas l'onglet **Webhooks sortants** dans Momence ? Demandez au support Momence de l'activer.

> [tab] Custom One
>
> **1. Nommez la connexion**
>
> Sur la ligne **Custom One**, cliquez sur **Connecter**. Donnez un **Nom du compte**. Renseignez l'**ID d'espace de travail** si vous voulez n'accepter que les événements de cet espace Custom One.
>
> **2. Créez le webhook dans Custom One**
>
> Dans votre espace Custom One, créez un nouveau webhook. Collez l'**URL du webhook** et le **Secret HMAC** affichés par Setteo.
>
> Le lien de la vidéo de résultat est enregistré dans la variable `custom_one_video_url` du prospect.

## Régler une connexion

Cliquez sur **Paramètres** sur la ligne de l'outil.

### Nouveaux prospects

Choisissez ce que fait Setteo quand l'outil signale quelqu'un qu'il ne connaît pas encore :

* **L'ignorer** : seuls les prospects déjà présents dans Setteo sont tagués. C'est le réglage par défaut.
* **Créer le prospect** : Setteo crée le prospect, puis lui applique ses tags.

Pour Custom One, seul un quiz terminé crée un prospect. Les autres événements taguent les prospects existants.

### Tags appliqués

Chaque événement peut ajouter un ou plusieurs tags au prospect. Par exemple :

| Outil | Événements |
| - | - |
| Calendly | Appel réservé, Appel annulé, Absent |
| iClosed | Potentiel, Qualifié, Disqualifié, Appel réservé, Appel reporté, Appel annulé, Vente, Pas de vente, Report, Absent, Annulé |
| Momence | Séance réservée, Séance annulée, Présent, Absent |
| Custom One | Le prospect a démarré la vidéo, Le prospect a regardé la vidéo, Le prospect a cliqué sur le CTA, Quiz terminé, Vidéo prête, Email de confirmation envoyé, Email de résultat envoyé |

Un tag peut aussi faire avancer l'étape du prospect. Réglez-le sur la fiche du tag. Voir [Tags](https://docs.setteo.io/gerer/tags.md).

![Fenêtre Paramètres d'un outil, section Tags appliqués](https://mintcdn.com/setteo-397937b0/CGEkOy5difgBmc8t/images/integrations/parametres-tags-appliques.png?fit=max\&auto=format\&n=CGEkOy5difgBmc8t\&q=85\&s=a6a1cb076df120fc8aca0e8bc836bb18)

### Types d'événements

Vous pouvez appliquer un tag seulement pour certains types d'événements (Calendly, iClosed, Momence). Ce réglage se fait depuis la fiche du tag, section **Outils de réservation**. Si un type d'événement manque, cliquez sur **Actualiser les événements** dans les paramètres de l'outil.

### Filtres Momence

Dans **Ce que Setteo traite**, limitez les réservations traitées aux membres ou aux séances qui portent certains tags Momence. Laissez vide pour tout traiter.

## Ce qu'un rendez-vous apporte

Chaque rendez-vous est rattaché au prospect, avec son événement, ses horaires, ses liens et son closer. Ces variables sont utilisables dans les étapes d'un agent, les templates WhatsApp et les délais de scénario :

| Variable | Contenu |
| - | - |
| `call_event_name` | Nom de l'événement |
| `call_start_time` | Début du rendez-vous |
| `call_end_time` | Fin du rendez-vous |
| `call_join_url` | Lien de connexion |
| `call_cancel_url` | Lien d'annulation |
| `call_reschedule_url` | Lien de report |
| `call_closer_name` | Closer |

Elles viennent du prochain rendez-vous à venir, sinon du dernier passé.

> [!TIP]
>
> Pour un rappel la veille de l'appel, utilisez un délai **Relatif à une variable** sur `call_start_time` dans un scénario. Voir [Les blocs d'un scénario](https://docs.setteo.io/scenarios/blocs.md).

## La page Rendez-vous

La page **Rendez-vous** apparaît dans le menu dès qu'un outil de réservation est connecté. Elle liste les rendez-vous **À venir** et **Passés** sur 60 jours, filtrables par closer. Pour chaque rendez-vous, vous pouvez **Rejoindre l'appel** ou **Ouvrir la conversation**.

Le bloc **À savoir avant l'appel** résume l'objectif du prospect, ce qui l'attire et ce qui peut bloquer, d'après sa conversation avec l'agent. Ce bloc demande l'analyse des conversations, incluse dans la Formule mensuelle. Voir [Formules](https://docs.setteo.io/demarrer/formules.md).

![La page Rendez-vous avec un rendez-vous déplié et son bloc À savoir avant l'appel](https://mintcdn.com/setteo-397937b0/CGEkOy5difgBmc8t/images/integrations/page-rendez-vous.png?fit=max\&auto=format\&n=CGEkOy5difgBmc8t\&q=85\&s=d72454bd6ab4d964fd4729f91d6d940c)

## Prendre un rendez-vous depuis la conversation

Votre agent peut fixer l'appel lui-même, sans que le prospect quitte la conversation. Cela marche avec Calendly et iClosed.

**1. Activez la prise de rendez-vous**

Dans la configuration de l'agent, section **Comportement**, activez **Prendre et déplacer des rendez-vous**.

**2. Choisissez le type de rendez-vous**

Dans **Type de rendez-vous**, choisissez l'événement Calendly ou iClosed que l'agent réserve. Les créneaux proposés viennent de cet événement. Si un événement manque, cliquez sur **Actualiser les événements** dans les paramètres de l'outil.

**3. Enregistrez**

Le réglage ne s'enregistre pas sans type de rendez-vous.

![Section Comportement de la configuration d'un agent, avec Prendre et déplacer des rendez-vous activé et le type de rendez-vous Calendly · Appel découverte](https://mintcdn.com/setteo-397937b0/HJS2pcZTCG9vXyrl/images/agents/prise-de-rendez-vous.png?fit=max\&auto=format\&n=HJS2pcZTCG9vXyrl\&q=85\&s=04956d5a881ac6268fc6458642601750)

### Comment l'agent fixe l'appel

Quand le prospect veut un rendez-vous, l'agent :

1. regarde les créneaux libres de l'événement, sur les jours que le prospect évoque, sinon sur les 7 prochains jours ;
2. lui en propose deux ;
3. si aucun ne convient, lui demande quels jours ou quel moment l'arrangent, puis propose d'autres créneaux ;
4. réserve celui que le prospect choisit, et ne confirme l'appel qu'une fois la réservation faite.

Le créneau est vérifié une dernière fois avant la réservation. S'il vient d'être pris, l'agent en propose d'autres. Les horaires sont donnés à l'heure de votre espace.

Le rendez-vous réservé apparaît aussitôt sur le prospect et dans la page **Rendez-vous**. Une ligne le note aussi dans la conversation, comme chaque rendez-vous que l'agent déplace ou annule.

> [!NOTE]
>
> Calendly a besoin de l'e-mail du prospect pour réserver. S'il manque, l'agent le demande et l'enregistre sur le prospect. iClosed réserve avec l'e-mail ou le téléphone.

### Quand l'agent envoie le lien de réservation

L'agent envoie le lien de l'événement au lieu de réserver quand :

* le prospect préfère choisir lui-même son créneau ;
* votre compte Calendly est sur le plan gratuit ;
* votre connexion Calendly ne l'autorise pas encore à réserver (voir ci-dessous) ;
* l'événement Calendly demande au prospect de choisir le lieu ou de répondre à une question obligatoire.

Le lien Calendly est prérempli avec le nom et l'e-mail du prospect. Pour iClosed, l'agent envoie la page publique de l'événement.

> [!WARNING]
>
> Si **Reconnectez Calendly pour que vos agents gèrent les rendez-vous** s'affiche dans **Intégrations**, votre connexion Calendly ne permet pas encore à vos agents de réserver, déplacer ou annuler. Cliquez sur **Reconnecter**. En attendant, vos agents envoient le lien de réservation.

### Déplacer un rendez-vous

Un prospect qui a déjà un rendez-vous n'en reçoit pas un second : l'agent le déplace. Il propose de nouveaux créneaux de la même façon, puis :

* avec iClosed, il déplace l'appel ;
* avec Calendly, il réserve le nouveau créneau puis annule l'ancien. Cette annulation n'applique pas le tag **Appel annulé** et ne déclenche pas l'alerte **Rendez-vous annulé**.

Un rendez-vous pris avec un autre outil se déplace par son lien de report.

> [!TIP]
>
> Testez la prise de rendez-vous dans la sandbox : l'agent y lit vos vrais créneaux libres, mais la réservation est simulée. Rien n'est ajouté à votre agenda et personne n'est prévenu. Une ligne **Simulé** montre ce que l'agent aurait réservé, et vous pouvez ensuite lui demander de déplacer ou d'annuler ce rendez-vous.

## Annuler un rendez-vous depuis la conversation

Votre agent peut annuler un rendez-vous à la demande du prospect. Activez **Annuler un rendez-vous** dans la configuration de l'agent, section **Comportement**. Voir [Configuration de l'agent](https://docs.setteo.io/agents/configuration.md).

* Avec Calendly et iClosed, l'agent annule directement.
* Avec Momence, il envoie le lien d'annulation quand il existe.

Une annulation faite par l'agent prévient votre équipe comme une annulation du prospect.

## Les alertes de rendez-vous

Deux alertes apparaissent dans **Notifications** quand un outil de réservation est connecté :

* **Rendez-vous annulé** : un prospect annule.
* **Rapport quotidien des rendez-vous** : chaque matin, les rendez-vous du jour avec un résumé de chaque prospect.

Voir [Notifications](https://docs.setteo.io/gerer/notifications.md).

## Expiration et déconnexion

* Une connexion **Expirée** n'envoie plus rien. Un bandeau « Une connexion a expiré » s'affiche, et vos prospects ne sont plus tagués. Cliquez sur **Reconnecter**. Vos réglages de tags sont conservés.
* **Déconnecter** arrête la réception des événements et oublie quels tags chaque événement appliquait. Vos prospects et leurs tags restent en place.


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